¡No necesitamos controlar su respiración!

Cuando pensamos en hacer o revisar una descripción de cargos pasamos por muchas consideraciones y reconocemos sus beneficios básicos, pero lo primordial es saber qué queremos. Sé que la respuesta parece obvia, pero no lo es. De acuerdo con la necesidad de control y el interés que tengamos, podemos hacer distintos tipos de descripciones que nos ayuden a llegar donde queremos. También la estructuración y el tamaño del negocio o empresa influyen en el modelo que elijamos.

el artículo anterior (soñar no cuesta nada) mostró cómo hacer una descripción de cargos en un pequeño negocio, pero quiero presentar otra forma para quienes estén interesados en una visión distinta del tema y sirve a todos: grandes y pequeñas empresas.

Después de usar muchos esquemas e idear otros, he encontrado que no existe una “receta única o perfecta.” Sin embargo, describir los puestos de trabajo solo con objetivos y porcentajes (sin funciones), nos da una gran claridad de lo que queremos y podemos esperar. Además, damos un margen de autonomía a las personas y las preparamos para que sean más responsables, les dejamos espacio para pensar, expresar su creatividad y proponer ideas que muestren su validez en la práctica.

Para hacerlo, describimos igual los objetivos del área y los objetivos generales del cargo, pero los objetivos específicos se convierten en indicadores de gestión para cada quien. Así por ejemplo, no decimos “hacer quincenalmente la nómina” sino: presentar cero errores en la nómina quincenal. Si dividimos los indicadores en deseables y aceptables entonces decimos: deseable cero errores en nómina, aceptable 1. Esto permite una claridad que un listado de tareas no da y de paso la calidad se eleva porque la evaluación se vuelve permanente.

Podemos dividir los indicadores en cualitativos y cuantitativos. Los primeros los medimos en las categorías que nos interesen, puede ser: alto, medio, o bajo. Los segundos, como ya expliqué, van en porcentajes. Adicionalmente, si tenemos indicadores de procesos, podemos tenerlos en cuenta. Recordemos que todos estamos “juntos en esto”.   He aquí un pequeño y muy parcial ejemplo!

INDICADORES DE GESTIÓN
CUALITATIVOS
COMPETENCIAS	NIVEL	VALORES Y VIRTUDES	NIVEL
Apertura al cambio		Aprendizaje de si mismo
Eficacia y eficiencia		Cooperación
Iniciativa		Justicia
Orientación al cliente interno y externo		Prudencia
Orientación al logro de objetivos		Respeto
Orientación al mejoramiento continuo		Responsabilidad
Trabajo metódico		Veracidad

CUANTITATIVOS
OBJETIVO	RANGO DESEABLE	RANGO ACEPTABLE	INDICADORES DE PROCESO
1.      Responder por las estrategias de marketing de la empresa. 2.	Más del 100% de cumplimiento en ventas mensuales de acuerdo con el presupuesto	90% de cumplimiento en ventas mensuales de acuerdo con el presupuesto	·       Volumen de Ventas ·       Reclamaciones por servicio ·       Margen Bruto Acumulado ·       % de Clientes Nuevos

De igual manera podemos construir un cuadro con indicadores cualitativos para los conocimientos y habilidades especiales de los cargos y así logramos efectuar un seguimiento que nos permite actuar sobre los puntos específicos, tomando acciones de capacitación o formación cuando sea necesario para lograr que las personas desarrollen un proceso que permita a todos, obtener los resultados deseados. 

Si la persona sabe que no le evalúan solo la entrega de la nómina a tiempo, sino que tenga cero errores, el resultado inmediatamente cambia y si necesita ayuda la pide.  Recordemos dos frases muy conocidas y pertinentes al tema:  “lo que no se evalúa, no se mejora” y dime cómo te miden y te diré qué haces”.

Soñar no cuesta nada

Cuando conocemos la misión de nuestro negocio o empresa sabemos qué es lo que nos proponemos hacer y esto nos define cuántas personas debemos emplear. Sin embargo, esta es una actividad importante de realizar cada cierto tiempo para determinar si necesitamos hacer ajustes o contratar más gente.

Cuando empezamos nuestro negocio seguramente establecimos unas áreas de trabajo básicas, tales como administración y ventas. Con esa primera estructuración especificamos unos cargos, los que en ese momento consideramos necesarios. Al revisar hoy lo que hemos hecho, vale la pena empezar por mirar cómo lo imaginamos inicialmente porque ese es nuestro foco, nuestro enfoque. 

Ahora, recordemos que la razón final por la cual existe un cargo es que sin él, nuestro negocio no funciona bien, por eso contratamos a alguien que lo haga y eso que hace debe tener un sentido: ese es el objetivo del cargo. Por ejemplo, es claro para nosotros que si no tenemos quién venda, el negocio no funciona, verdad? Podemos decir entonces que necesitamos tener vendedores de mostrador con el objetivo de atender todas las personas que entran al almacén buscando productos, a fin de darles una respuesta a sus necesidades para generar así unas buenas ventas. 

Luego podemos hacer un listado de las funciones relacionadas con la venta de mostrador: asesorar el cliente en cuanto a los productos que requiere, ofrecerle artículos complementarios, facturar o entregar la orden a quien corresponda, separar el pedido, empacarlo y entregarlo cuando haya sido cancelado y podemos agregar otras más según nuestras necesidades.

Si vemos que son demasiadas las ocupaciones o que tenemos una buena clientela, podemos contratar más de un vendedor de mostrador. De esta forma tenemos dos o tres personas con un mismo cargo, pero cada una tiene un puesto de trabajo, su puesto! y podemos adicionarles algunas tareas sin cambiar el cargo. Así, todos son vendedores de mostrador pero uno puede surtir las estanterías, otro arreglar las vitrinas y otro, atender las llamadas sobre productos. 

Al definir con claridad lo que debe hacer cada persona estamos logrando que las responsabilidades sean claras, lo cual nos facilita el seguimiento y el control. Además, no nos recargamos sobre el mejor empleado o el que no es capaz de decirnos que no, dejando más libre al menos activo, cosa en la que es muy fácil caer. 

También a veces nos pasa que decimos “esto no hay quien lo haga” y en vez de revisar las funciones o mirar si se están haciendo cosas que no tienen que ver con el objetivo del cargo y que por lo tanto son innecesarias, lo que hacemos es contratar más personas, aumentando así los costos fijos por una mala planeación. 

Si nos apoyamos en las preguntas básicas: qué, quién, cuándo, cómo, etc. (Ver el artículo anterior), es posible hallar que no se están ejecutando ciertas labores, no por falta de personal, sino porque hay fallas en estos puntos y revisarlos nos puede ayudar a mejorar la eficiencia con el mismo equipo de trabajo y sin costos agregados.

Con los cargos y los puestos de trabajo definidos, tenemos ya una estructura de nuestro negocio y sabemos, quién depende de quién y hasta es posible hacer un organigrama. Con ello podemos ver mejor la realidad de nuestra empresa y proyectar su crecimiento como siempre lo soñamos.